Factuurverwerking kost veel tijd. Facturen komen op allerlei verschillende manieren binnen en het overzicht bewaren en op de juiste manier verwerken van de facturen is arbeidsintensief. Die tijd besteed je liever aan andere werkzaamheden in je bedrijf! Gelukkig zijn er oplossingen die zorgen dat je makkelijker, sneller en effectiever je facturen kunt verwerken.

Probleem 1: Hoe houd je overzicht met zoveel verschillende soorten facturen?

Sommige facturen krijg je op de traditionele wijze per post binnen, andere bedrijven sturen hun factuur als pdf-bestand via e-mail en sommige partijen werken met elektronische facturen. Elektronische facturen kunnen in allerlei verschillende formaten worden opgestuurd. Niet elke formaat kan door elk computersysteem gelezen worden.
Om alles netjes geordend in je eigen administratie op te slaan, ben je onnodig veel tijd kwijt met het ordenen, sorteren en handmatig overtypen van alle facturen. Het in de hand nemen van een boekhouder kan je veel tijd besparen. Een boekhouder helpt je jouw administratie op orde te houden. Je kunt ook kiezen voor een online facturatieplatform dat je helpt alle verschillende vormen van facturen te converteren naar hetzelfde formaat.

Probleem 2: Hoe lever je alle facturen goed aan bij je boekhouder?

Je boekhouder wil al je facturen hebben, van je telefoonabonnement en je energierekening tot je afname bij grote multinationals. Afhankelijk van je boekhouder moet je alle papieren facturen inscannen of juist de digitale facturen uitprinten.
Daarnaast zijn er facturen die je niet per mail of post krijgt, maar die in een persoonlijke online omgeving van een leverancier staan. Bedenk welke facturen in een aparte webomgeving staan, log daar in en zoek de facturen op. Vanuit de wegomgeving moet je de facturen downloaden of printen. Je hebt elke factuur nodig om je administratie compleet te maken.

Probleem 3: Hoe weet je zeker dat je je aan alle wetten en regels rondom factuurverwerking houdt?

Bij het netjes op orde hebben van je boekhouding hoort ook dat je aan alle wetten en regels voldoet. Als je voornamelijk facturen ontvangt, is de belangrijkste regel dat alle facturen 7 jaar bewaard dienen te worden. Op het moment dat je via e-mail een factuur in pdf-formaat binnenkrijgt, is dit (deze specifieke pdf) wettelijk gezien de factuur die 7 jaar bewaard moeten worden.
Om orde in de chaos te scheppen van losse pdf-facturen op je harde schijf kun je een online e-facturatieplatform gebruiken. Hierin kun je alle facturen online geordend bewaren gedurende de verplichte 7 jaar.

Probleem 4: Hoe beveilig je je boekhouding tegen computerproblemen?

Of je je boekhouding nu digitaal of op papier bijhoudt, een goede beveiliging is essentieel. Je moet er niet aan denken wat er gebeurt als je je gehele boekhouding kwijtraakt door een brand, het crashen van je computer of een virus. Een online systeem dat al jouw facturen veilig voor je opslaat op een online server is wat dat betreft een uitkomst. Een online facturatiesysteem helpt je ook je facturen netjes en overzichtelijk te bewaren, gedurende de volle 7 jaar dat dat verplicht is.
Als je werkzaam bent in de landbouw- en veeteeltsector heb je te maken met allerlei typen facturen die netjes verwerkt en gearchiveerd moeten worden. In het online archief van AgroBox worden al je facturen gedurende 7 jaar, veilig en online, bewaard. AgroBox converteert eveneens alle binnenkomende facturen naar de door jou gewenste berichtenstandaard. Dit is prettig als je je eigen administratie doet, maar scheelt je ook werk als je een boekhouder in dienst hebt. Met AgroBox wordt 100% elektronisch boekhouden voor de agrarische MKB-er mogelijk gemaakt.

AgroBox en SimplerInvoicing: automatische elektronische facturatie

Facturen handmatig inkloppen en inboeken voor klanten kost accountants veel tijd. Met AgroBox van UnifiedPost wordt 100% elektronisch facturen verwerken realiteit. Zo hoeven facturen niet meer handmatig ingevoerd te worden en zijn alle facturen eenvoudig terug te...
Lees meer

UnifiedPost wint Fit For the Future-award

Op 21 november viel UnifiedPost op het Forum for the Future in Brussel in de prijzen: haar boekhoud- en facturatie-app BilltoBox, ontwikkeld voor accountants en ondernemers, werd beloond met een Fit For the Future-award voor het beste samenwerkingsplatform van het...
Lees meer

Agrarische accountants

Unified Post’s AgroBox biedt accountants de mogelijkheid alle facturen elektronisch te ontvangen. Een uitkomst, want accountants zijn al geruime tijd op zoek naar een elektronisch alternatief voor de ordner met papieren facturen die ingeboekt moeten worden. Zelf...
Lees meer

Implementatie bij veel decentrale overheden niet op schema

Decentrale overheden zijn vanaf 18 april 2019 wettelijk verplicht klaar te zijn voor e-factureren: digitale verwerking van facturen. De voordelen van e-facturatie zijn evident: gebruiksgemak, kostenbesparingen, minder fouten en kortere betaaltermijnen. Veel gemeenten,...
Lees meer

100% elektronisch factureren: Ontvang uw facturen direct in Exact!

AgroBox is dé online facturenservice voor de food-agri sector. AgroBox is de nieuwe naam voor Z factuur, de elektronische facturatiedienst van UnifiedPost die al enige jaren operationeel is in de food-agri sector in Nederland. Met AgroBox wordt 100% elektronisch...
Lees meer